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칼럼

리더의 시간 관리

신수정 『커넥팅』, 『거인의 리더십』 저자 2025년 06월호

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많은 리더가 내게 어떻게 시간을 관리하는지 묻는다. 완벽주의 성향의 사람일수록 더 그러하다. 나는 이런 리더를 만나면 이렇게 질문한다. “당신이 빠졌을 때 큰 영향을 주는 일과 그렇지 않은 일을 나눠보시라.”

생각 외로 별 영향을 주지 않는 일에 바쁜 경우가 많다. 물론 해야만 하는 일인 경우가 대부분이다. 그러나 이런 일은 위임하거나 완성도를 조금 낮춰도 괜찮은 일이다. 나는 대체로 많은 일을 여유롭게 하는 편인데 비결은 ‘대강대강, 철저히’ 이 두 가지를 잘 구분하는 것이다.

변호사, 교수, CEO에 정부 관료까지 동시에 해내는 등 엄청난 생산성으로 유명한 로버트 포즌의 시간 관리 방법과 생산성 비결을 이야기하는 게 도움이 될 듯해 몇 가지를 소개해 본다.

1. 많은 리더가 바쁘게 움직인다. 그런데 왜 바쁜지 고민하지 않는다. 사실 많은 직장인이 바쁘다는 그 느낌 자체를 좋아한다.

2. 시간을 효과적으로 쓰려면 향후 3~24개월 동안 직장에서 이루려는 중장기 과제를 정하고 우선순위를 매기자. 과제의 우선순위를 정할 땐 ‘무엇을 하고 싶은가?’, ‘무엇을 잘 하는가?’, ‘회사와 상사는 내게 무엇을 기대하는가?’ 이 세가지를 고려하자. 이것을 기반으로 1주일 이내 실천할 사항을 정한다.

3. 프로젝트(또는 과제)는 끝에서부터 시작하자. 무턱대고 자료조사부터 하는 것이 아니라 프로젝트의 방향성과 그로부터 얻고 싶은 결과를 생각해 잠정적 결론을 도출하는 가설 사고 접근을 하자. 이를 토대로 정보를 수집해 검증하고 수정한다. 아니면 바꿀 수도 있다. 반드시 잠정적 결론을 도출하고 프로젝트를 진행하라.

4. 관리자들은 근무 시간보다 결과물이 중요하다고 말하지만, 내심 근무 시간을 더 중시하는 경향이 있다. 업무 시간에 연연하는 상사 밑에서 일한다면 제일 중요한 것은 ‘신뢰를 얻는 것’이다. 몇 차례 양질의 결과물로 신뢰를 얻으면 근무 시간을 유연하게 쓸 수 있도록 요구할 수 있다.

5. 그다지 중요하지 않은 일에 엄청난 시간을 쓰는 직원이 있다. 디테일을 중시하는 것은 장점이지만, 지나치게 많은 시간을 소비한다면 장점이 아니다. 특정 업무를 b+ 수준으로 하려면 하루면 충분하지만 A 이상으로 하려면 일주일이 걸릴 수도 있다. 중요한 업무라면 A 이상이 필요하지만 어떤 업무는 b+도 충분하다. 우선순위가 낮은 업무에 집중하다 가장 중요한 목표를 놓칠 수도 있다. 사회 초년생 시절에는 어느 정도 디테일을 챙겨야 하지만 직급이 올라가 경험이 쌓인다면 디테일에 쏟는 시간을 조금씩 줄여보자.

6. 우선순위가 낮은 문제는 발생 즉시 무시하거나 빠르게 처리하자. 이것들을 미뤄놨다가는 쌓여서 나중에 더 많은 시간을 잡아먹는 상황에 처할 수 있다.

7. 멀티태스킹은 우선순위가 낮은 업무에만 쓴다. 이동하는 차 안에서, 별 내용 없는 회의 중에 이메일 등을 처리해 보자. 다만 상대와 대면해 일할 땐 멀티태스킹을 조심하라. 고객, 상사 앞에서는 절대 멀티태스킹을 하지 말라. 회의하면서 스마트폰을 만지작거리는 등의 딴짓은 그들을 기분 나쁘게 할 것이다. 물론 중요한 업무는 반드시 한 번에 한 가지만 하자.

8. 시간 관리의 핵심은 일정에 수동적으로 반응해 바쁘게 움직이는 것이 아니다. 적극적인 시간 관리를 통해 스스로 생각할 수 있는 여유 시간을 많이 만드는 것이다.

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